清单思维:为什么精英人士都是清单控?

清单思维是一种帮助我们打开新世界大门的思维方式,通过它可以提高效率,节省时间和精力,而我们需要做的,就是拿起手里的纸笔,开始清单革命。

想象你同时间碰到了这些事情:

  • 老板要你两天内完成一个项目方案设计;
  • 正在进修的职业课本周有一份作业要交;
  • 供应商那边出了纰漏,必须要赶过去盯着;
  • 团队的绩效考核数据该写成月报递交了;
  • 下午部门有一个汇报会是你负责的,从人员通知到后期记录都需要你来做……

听到这里,你的脑海里是已经清晰地知道自己要做什么了,还是只觉得一团浆糊,一个头两个大呢?

在生活和工作中,意外情况总是比计划发生的要快,我们常常要多线处理各种事情。在这种时候,有些人能够有条不紊地解决问题,有些人则会在原来问题的基础上制造出新的问题。

如果你去向前者请教,往往能发现他们有一个共同点:拥有清单思维。

什么是清单思维?

简单来说,清单思维就是把需要做的每件事以清单形式进行整理,将原则和关键点写下来,并严格按照清单推进,以将成功的可能性提升到最大。而清单要素的遴选,必须坚守简单、可测、高效的原则。

你或许会说:列清单,那有什么难的?不错。每个人都有列清单的经历,从年初的年度清单,到各个阶段的梦想清单,甚至去超市购物前我们都会列一张购物清单。

但是,你真的“会”列清单吗?从随便写下的一二三四五到清单思维的转变,这中间的差别在哪里呢?

以我们刚刚提到的几件事举例。首先,我们要在工作范围写一张泛清单。在这张泛清单上,你是按照四件事件发生的顺序来写,还是按照自己的喜好来排序?正确的做法应该是按照优先级排序。

有一个小诀窍:紧急且重要者排第一,紧急不重要者排第二,重要不紧急者排第三,不重要不紧急者排最后。

那么这四件事的排序就应该是:1.监督供应商解决问题。2.组织策划汇报会事宜。3.收集数据并编写月报。4.项目方案设计。5.完成职业课作业。

怎么样,是不是突然觉得思路清晰了很多?

泛清单已经列好,接下来是重头戏—怎样为每件事情列清单。例如,组织策划汇报会事宜。我们来看一份会议清单:

一、会前准备

1. 确定会议具体时间、地点、议题、目的。

2. 确认与会人员名单,通知相关人员参会,附会议议题以供提前思考。

3. 物资准备:纸质材料(签到表等)、电子材料(PPT等)、矿泉水、现场桌椅、投影设备。

二、会中执行

1. 会前十分钟,确认人员到达情况。

2. 会议时间节点把控,推动会议正常进行。

3. 会议内容记录。

4. 会议最终总结,就议题达成某共识。

三、会后工作

  1. 将整理好的会议纪要发给与会人员,确认记录无误。
  2. 根据会议中达成的共识及分工推进工作完成。

这是根据过往经验,将组织策划汇报会的关键点列出来的一张清单。它并不完美,还需要在实践中接受检测和改进,但这也正是每张清单应该具有的特性。一张合格的清单并不是随手写出来的,它背后的核心是标准化和流程化。

将某件事的经验总结成一个运行逻辑,根据逻辑罗列清单,这才是清单思维想要教会我们做的事情。

清单思维能给我们带来什么?

首先,最重要的一点莫过于它解放了我们的大脑空间。重复性的工作繁杂琐碎,记住他们不仅费时费力,还容易出错。按照清单推进,保证成功率的同时,我们也有了余力去思考如何优化流程,提高效率。

比如,当我们需要出差的时候,最头疼的就是出门才发现自己忘带某件必需品。你或许已经尝试过列一张出差清单,但在学习了清单思维以后,你会发现,原先的清单是可以再整理优化的。

让我们先梳理出清单背后的运行逻辑—在这种情境下,即一个人出门生活所需的出行用品及出差所需材料。我们来看这样一张清单:

一、工作资料

1. 电子材料:PPT、Word文档、图片等,并在U盘中进行备份,防止意外情况。

2. 纸质材料:盖章材料、相关公函等,并事先复印,分开存放,防止意外情况。

3. 相关设备:笔记本电脑及电源线、随身Wifi(以便随时办公)。

二、生活用品

1. 出门四要素“身手钥钱”:身份证、手机(及充电器、充电宝)、钥匙、钱包。

2. 衣:两套商务着装。

3. 食:肠胃药。

4. 住:毛巾、牙刷、护肤品、化妆品。

5. 行:一双商务皮鞋/高跟鞋;一双舒适运动鞋。

在正式出门之前一个一个检查勾选,保证不会再出现忘带充电器或相关材料这样的错误。我们的时间和精力都非常有限,只有在小事上不给自己添麻烦,工作上才能全力以赴。

其次,运用清单思维,很多你原本认为无从着手,从来没有接触过的事情,也能够梳理出基本框架,帮助你对这件事有一个更好的认识,从而解决问题。

比如很多人希望自己能在社交方面有更好的表现,但不知从何下手。试试列张清单吧!

首先列出你需要提高的社交表现维度,比如表情与肢体动作、知识量、幽默程度等,然后就每个维度进行细分,我们就会得到这样一张清单:

一、表情与肢体动作

1. 对着镜子练习标准表情,如微笑。

2. 每周参加一次演讲俱乐部,练习演讲过程中辅助表达的肢体动作,可以进行录影,以便自己回顾。

二、知识量

1. 每个月读一本新书并写读后感。

2. 寻找2-3个比自己知识量大得多的朋友,保持定期交流(如果没有的话,可以关注一些知识博主,从他们的分享中筛选感兴趣的信息并深入挖掘)。

三、幽默程度

1. 每周看一期热度最高的脱口秀节目或一部喜剧电影。

当然,中间可以做的事情还有很多,这需要我们在实践中找到最适合自己的方法。这些方向不一定完全正确,但至少为我们找到了一个切入点,切实地推动了事情的进展。

最后,在团队协作中,清单思维能够发挥出你想象不到的作用。

对民航稍有了解的人会知道,从一架飞机起飞之前的准备到它顺利降落后的检查,中间协作的机务、乘务员、飞行员、空管等工作人员都必须严格按照各自的清单,检查飞机的每一项指标是否正常。

也正是因为清单思维的贯彻,航空业的事故发生率一直很低。

还有一个行业,工作繁琐程度与航空业相比有过之而无不及,那就是医疗。事实上,《清单革命》这本著作,就是一位医生—阿图·葛文德(AtulGawande)写就的。

他在书中举出过许多例子,都是清单思维为医疗行业带来的改变佐证,此处就不赘述了。

可能你会问:那除了这两个行业呢?其他日常工作没有这么繁琐的行业,该如何运用清单思维?

我们假设你是一个团队的leader,需要带领团队完成一个项目。同样的,我们需要梳理出项目运行逻辑以及团队成员工作分配逻辑,可以看一下这张清单:

一、项目的目的

1. 推动某产品上线。

二、项目的关键节点

1. 一周内确定产品主要功能。

2. 三周内向产品经理及开发人员提出需求并保持沟通,确保功能方向与预期保持一致。

3. 四周内产品上线测试并修正不足。

4. 五周内正式推出产品。

三、分配任务到个人

1.A主导进行头脑风暴,设定产品主要功能。

2.B负责与产品经理和开发人员沟通。

3.C负责产品上线测试、检查不足。

4.Leader负责节点方向把控、突发问题的解决。

四、落地推进各项工作

通过清单思维的梳理,原本牵一发动全身的复杂工作,就这样一一分配给了团队中合适的人,工作节奏也有了把控依据,再也不用担心出现踢皮球、推卸责任的情况。

那怎么培养出清单思维呢?四个字—刻意练习

清单思维是一种应用非常广的思维方式,生活和工作中的任何方面都可以用来练习。该大扫除了?列张清单吧!该做工作计划了?列张清单吧!

当然,别忘了严格按照清单去推进,然后根据实际的反馈改进你的清单,直到形成一个可以稳定运行的机制。当你碰到任何问题,都能在脑海中进行分析、逻辑梳理、列出清单,这个时候,你就拥有了清单思维。

总而言之,清单思维是一种帮助我们打开新世界大门的思维方式,通过它可以提高效率,节省时间和精力,而我们需要做的,就是拿起手里的纸笔,开始清单革命。

文章来自蜻蜓FM《精英思维进阶30讲》

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